Планирование и секреты планирования

Добрый день. Планирование и секреты планирования в нашем материале сегодня. Вы никогда не задумывались над тем, что можно успеть за 15 минут? Признайтесь, хотя бы раз в жизни бывали такие дни, когда казалось, что время летит безумно быстро. Столько всего нужно сделать, а когда? Вместе с тем, есть люди, которые успевают гораздо больше, чем другие. Возможно, кому-то это покажется невероятным.

Но на решение любого дела можно тратить не более 15 минут. Даже на варку борща или написание заметки! Скажете, это нереально? Совсем нет. Главное — знать пять секретов. И помнить: уметь управлять своим временем — это значит управлять своей жизнью так, как вы хотите.

Планирование и секреты планирования

• Секрет планирования первый – для каждого дела 10 минут.

Именно так. Десять минут (и не более) нужно посвящать решению любого вопроса или дела. Спустя небольшой перерыв, который длится не более двух-трех минут, и за следующие пять минут заканчиваете первое дело, или начинаете следующее. Далее снова перерыв три минуты. И так далее. Итак, запомните: десять минут решаете дело, перерыв пять минут на его завершение.

Вы удивитесь, но благодаря такому распределению времени вы действительно на все потратите ровно 15 минут.

В чем фишка подхода? В том, что мозг успевает «отдохнуть». И когда вы потом возвращаетесь к первому делу, то смотрите на него как бы «новыми глазами». Мгновенно видите недоработки, на устранение которых тратятся секунды! И находите правильное решение для завершения.

Ежедневное планирование и соблюдение этого алгоритма тренирует и программирует мозг. Вы привыкаете к мысли о лимите времени, поэтому в первую очередь решаете действительно важные вопросы.

Экспериментально доказано: наш мозг устроен так, что после десяти-пятнадцати минут активного мышления или труда невольно отвлекается на мелочи. Мы искренне уверены в занятии важным делом, а на самом деле отвлекаемся на то, что не имеет непосредственного отношения к нашему делу.

Например, планирование такое — вы составляете список рекламодателей, которые заказали в вашем издании место под рекламу. Дело важное. Ведь реклама – это деньги. Это ваш заработок. К тому же, для каждого рекламодателя нужен индивидуальный подход. Но вот вы на секунду отвлеклись на рабочую почту и увидели присланное приглашение на презентацию. Причем требуется подтвердить свое присутствие на мероприятии.

Пока вы отвечали, поступило следующее письмо, тоже такое, на который нужно отреагировать, и пошло-поехало. Занести документы в бухгалтерию, подготовить отчет за месяц, а еще заварить кофе и поговорить с коллегой и т. д. Где-то за два часа вас от дел отвлекает руководитель и спрашивает о списке рекламодателей, который до сих пор не составлен. За офисным окном уже темнеет, а вы опять задерживаетесь на работе.

А теперь спланируем эту ситуацию с нашим алгоритмом. Десять минут вы составляете список рекламодателей. Три минуты отводите для просмотра электронной почты, одновременно записывая важные письма одним кликом мышки в специальную папку и попутно вытирая спам. Далее снова десять минут отводите рекламодателям (предположим, что этот список является большим). Потом опять три минуты для почты.

И так, к примеру, четыре раза. Вот составление списка завершено. Мы в последний раз сделали трехминутный перерыв, и пять минут посвятили проверке данных. Итак, в результате за сорок пять минут вы имеете готовый список важных рекламодателей плюс просмотренную почту. Заметьте: не два часа, а сорок пять минут. Если бы список не был долгим, вы бы справились за 15 минут.

Теперь этот алгоритм применяется к отобранным письмам, плюс параллельно вы делаете «заготовку» для решения следующего дела. Как вариант можете в этот алгоритм включить и заваривания кофе, и общение с коллегой.

• Секрет планирования второй — план и еще раз план.

План, план и еще раз план. Вспомните цитату из потрясающего мультфильма «Вокруг света за 80 дней»:

— Есть ли у вас план, мистер Фикс?

— Есть ли у меня план? Есть ли у меня план? Да у меня целых три плана!

Возьмите себе за правило: планировать следующий год в конце предыдущего, следующий месяц в конце предыдущего, следующий неделю во время завершения предыдущей и следующий день вечером предыдущего.

Сложно? Совсем нет! Когда вы будете иметь перед собой четко очерченный ориентир дел, они будут решаться как бы сами собой. Не будут переноситься запланированные встречи, легко будут находиться нужные люди, способы решения вопросов появляются в голове сами.

Не знаете, с чего начать? Попробуйте смоделировать ситуацию: что будет, когда вы не составите план? Например, если вы завтра не найдете двух поставщиков — не получите премии. Если не спланируете речи на конференцию, — не получите повышение.

Как активирующий инструмент можно использовать демотивацию. Например, пока вы обсуждали новые туфли Марии из бухгалтерии, напарница завершила часть своей работы и быстрее пойдет домой в пятницу. Или: пока вы часок просидели в соцсети, не успели испечь обещанный пирог.

Ну как? Правда же, план нужен и планирование? Например, спланируйте сегодня, в вечер пятницы, то, как вы будете варить завтрашний борщ. Как именно? Просто сварите бульон. После остывания поставьте в холодильник. Борщ вы будете варить завтра.

• Секрет планирования третий — не заваливайте себя «камнями».

Составляя план, не планируйте много дел. Реально оценивайте собственные возможности. Представьте, что каждое дело – это каменная глыба. Спланируете много – не все успеете сделать, окажетесь под завалом «камней» и будете жаловаться на то, что метод планирования не работает. Планируйте дела в той последовательности, в которой вы их будете решать.

И главное — в раздел планирование «Оперативные дела» не вписывайте тех, решение которых теоретически можно отложить во времени. Например, написание диссертации или «зависание» в соцсети. Записывайте дела в ежедневник в порядке важности и срочности. И последними пунктами записывайте несущественное и то, что не требует спешки.

• Секрет планирования четвертый – правило десяти файлов.

Представьте все свои дела в виде папки с десятью файлами. В каждом файле – одно дело. Новый файл/дело вы добавить не можете. Чтобы взять на себя новое дело, вы должны закончить одно из десяти имеющихся. Неуклонно придерживайтесь этого правила и говорите твердое «нет» каждый раз, когда вы сами или кто-то попытается добавить в вашу папку лишние файлы, то есть новые дела.

• Секрет планирования пятый – отдых.

Планируя дела, не забывайте в ежедневник вносить слово «отдых». Человек, который ежедневно работает в режиме аврала, вряд ли решает дела качественно. Под словом «отдых» каждый может подразумевать что-то свое: обеденный перерыв, время для семьи, коллекционирование и хобби, встреча с друзьями и т. д. Тайм-менеджмент для того и существует, чтобы вы могли оптимально спланировать свою жизнь.

Просто четко представьте, для чего работаете. Опишите свою цель на бумаге. Согласитесь, есть разница между «хочу быть владельцем бизнеса» и «стать владельцем бизнеса в ближайшие два года». Первое утверждение – фантазия. Второе же – призыв к действию и составление плана.

Планирование имеет свои секреты, выполняя наши рекомендации вы легко и все успеете, добьетесь своей цели!

Удачи всем.