Как расставить приоритеты правильно

Добрый день. Как расставить приоритеты правильно, когда важным является все – мы сегодня обсудим. Вам знакомо это ужасное чувство, когда вы перегружены и ничего не успеваете? Когда вы пытаетесь расставить свои задачи по приоритетности, но такое впечатление, будто все важное? Не утруждайте себя — это проблема, с которой все когда-нибудь сталкиваются и хоть тяжело умело жонглировать несколькими конкурирующими приоритетами и обязанностями, но возможно. И вот как можно этого достичь.

Как расставить приоритеты правильно

Сначала дайте ответ на вопрос: все это действительно важное?

Даже если все ваши задачи должны быть равноценно важными, вам все еще нужно разбить на части задачи, на которые вы будете тратить свое время и как вы распределите свое время. Первый вопрос, на который вам нужно ответить, действительно ли это имеет равноценную важность.

Вот несколько советов, чтобы помочь вам пройти через мглу и понять, насколько действительно важны ваши обязанности и проекты.

Обратитесь за помощью к боссу. На работе у вас есть менеджер. Но дома вы сами являетесь начальником. Один из главных обязанностей любого менеджера — помочь вам понять, что важно, а что нет и над чем вам нужно работать.

Возможно, на работе у вас есть менеджер, который это делает (или нуждается в вашей помощи, чтобы хорошо это сделать), но где вы управляете вашей собственной работой, и никто не собирается говорить вам, что сейчас важнее сделать: копию своих данных, а или проект дома.

Легко сдаться и подумать, что “это все важно, но на работе вы можете опереться на вашего начальника и сказать, что вам действительно нужна помощь. Дома же вам иногда приходится выбирать что-то из вашего списка задач.

Поспрашивайте людей вокруг

Если вы распределяете по приоритетности задачи, которые включают других людей, как членов вашей семьи, друзей, сотрудников, тогда поговорите с ними. Узнайте, нужна ли им ваша помощь, сколько работы еще осталось выполнить и они могут вас выручить. Если они вас сейчас не требуют, но вы нужны кому-то другому, или же они такие же занятые, как и вы, тогда вы будете знать, что делать.

Работайте в обратном направлении

Мы к этому еще вернемся позже, но вероятно, вы знаете, пока каждое задание нужно выполнить — или, по крайней мере, когда вы сможете их выполнить — и сколько времени требуется на выполнение каждого из них. Начните с конечных сроков, учтите, сколько усилий вам потребуется для выполнения каждого из них и начинайте работать в обратном направлении, чтобы выяснить, над чем вам нужно сейчас работать (или, в определенных случаях, над чем стоит начать работу).

Работайте на “Отлично”

Наконец, когда вы нашли время, чтобы отсрочить, что действительно является важным и организовали их согласно тому, что вы должны выполнить первым, наступает время записать это и поделиться с другими. Как расставить приоритеты правильно — установите границы для других, когда им ожидать выполнения задач и установите границы для себя, когда вы будете работать над вашими собственными проектами.

Это гораздо важнее в настройке на работу, но вовлечение других в нерабочие задачи также может держать вас и других подотчетными.

Будьте организованными

Чтобы ваши приоритеты имели значения, вам нужна определенная собственная система производительности в месте, где бы вы держали себя подотчетными и где ваши приоритеты действительно будут значить. Попробуйте создать, а лучше выберите настоящую испытанную систему, которая будет работать на вас.

Цель вашей системы, которую бы вы не выбрали, заключается в том, чтобы отнять потребность и в том, чтобы тратить свое время понапрасну, выбирая что нужно делать дальше, даже если вы очень заняты.
Какой бы инструмент или продуктивный метод вы не выбрали, загрузите туда свои задачи и проекты настолько быстро, насколько возможно.

Убедитесь, что это то, к чему вы все время возвращались и часто использовали, а также то, что легко подойдет вашему рабочему потоку и вы будете успешными. В конце, вы хотите чего-то простого и легкого, чтобы вводить задания и что дает вам прекрасный обзор всех путаниц, которые еще осталось решить.

Святая троица: стоимость, объем, время

“Тройное ограничение” или равносторонний треугольник. Каждая сторона представляет цену проекта, объем проекта и время, необходимое на его выполнение. Ни одну из сторон нельзя будет выровнять без изменений в двух других сторонах. Стороны, являются самыми слабыми в определении проектов, требующих особого внимания.

И это справедливо для всех вещей, не только для проектов и проектных менеджеров: если кто-то сваливает больше работы на вас (объем), но настаивает, чтобы вы закончили ее за тот же промежуток времени (время), тогда вам нужно будет больше ресурсов (цена), чтобы выполнить работу.

Как расставить приоритеты правильно — Время: работайте в обратном направлении от ваших конечных сроков. Обычно, время — это одна из тех переменных, которые мы не можем изменить. Конечные сроки — это сроки и часто мы не те, кто устанавливает их для нас. Вот когда работа в обратном направлении является решающей.

Начните с таблицы и запишите, когда каждый проект или задание нужно закончить. Затем работайте в обратном направлении до сегодня, беря в счет все, что нужно выполнить относительно каждого задания от начала до конца и как долго это займет. Когда вы закончите, то увидите набор задач, которые нужно уже начать и которые, можно отложить на позже. Этот список сам по себе — хороший индикатор того, чем являются ваши приоритеты, над чем вам нужно сейчас работать, над чем нужно работать следующим, что, пожалуй является самым важным, для чего вам понадобится помощь — особенно, если есть такие задачи, которые следовало начать еще неделю назад.

Как расставить приоритеты правильно — Цена: попросите помощь у членов семьи, друзей и сотрудников. Цена означает больше, чем просто деньги. Она также имеет в виду людей, которые могут вам помочь, или службы, которые вы можете вызывать на помощь. Сможете ли вы закончить быстрее, если кто-то другой поможет вам?

А что, если товарищ по команде сможет взять на себя часть вашей работы и вы сможете подхватить ее позже? Видимо, есть какая-то программа или приложение, автоматизировать этот процесс для вас.

Она может быть стоит потраченных денег или вовлечение друзей, которые помогли бы вам закончить ремонт кухни до того, как у вас закончится отпуск, или же вызова кого-то, кто бы установил вашу новую стиральную машинку, тогда вам не нужно будет искать время, чтобы заняться этим самим.

Как расставить приоритеты правильно — Объем: не бойтесь делать обещания. Если ваши задачи должны быть выполнены к определенному времени и вы не можете найти помощь, тогда это время встретиться с людьми, которые ждут вас и начать заключать сделки. Пусть они знают, что вы можете выполнить, а тогда объясните, что вы можете сделать позже.

Это важно, потому что это показывает, что вы не пытаетесь увильнуть от работы, которую вы выполняете, но пытаетесь дать им что-то сейчас, что они смогут использовать, пока вы продолжаете работать на заднем фоне, чтобы предоставить им все остальное из списка.

Чем раньше вы перестанете думать о своих задачах с точки зрения “все-или-ничего”, тем скорее вы сможете сказать: “Я дам вам это завтра, если вы дадите мне еще неделю и я принесу вам остальное”.

Делегируйте, делегируйте, делегируйте!

Для нас легче трудиться в безвестности, тихо ненавидя нашу жизнь и нашу работу, и все больше разочаровываясь с каждой новой минутой. Всегда есть друзья, которые хотят помочь, вам только нужно попросить, или босс, который будет готов помочь вам, если вы зададите правильные вопросы и дадите им правильную информацию.

Много уже говорилось, как трудно может быть делегировать свои задачи и как эффективно делегировать их, но вам нужно это делать. Важно помнить, что вам нужно быть напористым, агрессивным, когда просите о помощи и вам нужно составить дело из всех вам доступных данных.

К данному моменту вы уже должны определить свои приоритеты и у вас должно сложиться определенное представления того, что вам нужно. Используйте эти знания, чтобы попросить помощь и доказать, что она вам нужна и помните: не стоит расстраиваться, если ваши друзья, босс или сотрудники откажутся.

Пристегните ремни, это будет тернистый путь.

Использование этого метода, как расставить приоритеты правильно, чтобы определить свои собственные приоритеты и придерживаться своих собственных обязанностей — это не просто что-то, что вам нужно делать, когда начинаете чувствовать себя перегруженным.

Когда стены сужаются вокруг вас, то это самое подходящее время, чтобы внимательно посмотреть на то, что вам нужно выполнить, от чего можно отказаться и что вам нужно отдать. Но если вы будете ждать до того, пока вы уже будете занятыми и под стрессом, то станет особенно сложно что-то изменить.

Как расставить приоритеты правильно мы рассказали, теперь пробуйте!

Удачи всем.